Erst den Ablauf verstehen.
Wenn ein Vorgang immer wieder Zeit bindet, aber die Ursache oder der passende nächste Schritt unklar ist, schafft eine Prozessanalyse eine gemeinsame Grundlage für die Entscheidung.
Im Blick steht ein ausgewählter Arbeitsablauf: von den beteiligten Menschen und bestehenden Systemen bis zu Übergaben, Ausnahmen und dem gewünschten Ergebnis.
Wenn die Frage vor dem Werkzeug kommt.
Die Analyse hilft dabei, die Aufgabe einzugrenzen, bevor ein Umsetzungsweg festgelegt wird.
Ein sinnvoller Anfang, wenn …
- ein wiederkehrender Ablauf mehrere Schritte, Übergaben oder Zuständigkeiten umfasst;
- Informationen mehrfach erfasst oder zwischen vorhandenen Systemen weitergegeben werden;
- noch offen ist, ob bessere Nutzung vorhandener Funktionen, Automatisierung oder eigene Software passt.
Erst anders ansetzen, wenn …
- nur eine unverbindliche kostenlose Lösungsskizze erwartet wird;
- noch kein konkreter Ablauf oder gewünschter Zustand benannt werden kann;
- für die Betrachtung nötige Ansprechpartner oder Zuständigkeiten fehlen.
Was danach klarer sein kann.
Vor einer Beauftragung wird festgehalten, welcher Ablauf betrachtet wird und was die Analyse liefern soll. Je nach vereinbartem Umfang kann das Ergebnis enthalten:
- eine verständliche Beschreibung des ausgewählten Ablaufs und seiner Übergaben;
- eine priorisierte Einordnung der offenen Punkte und möglichen Veränderungen;
- eine begründete Entscheidung für einen kleinen Umsetzungsumfang, weitere Klärung oder zunächst keine technische Änderung.
Was die Betrachtung braucht.
Ein klarer Ausgangspunkt reicht für ein erstes Gespräch. Für eine beauftragte Analyse werden die benötigten Informationen gemeinsam und passend zum vereinbarten Umfang festgelegt.
Hilfreich sind eine Person, die den Ablauf aus dem Alltag kennt, ein konkretes Beispiel für einen normalen Durchlauf und offene Ausnahmen, die das Ergebnis beeinflussen. Bestehende Systeme und Anforderungen an Vertraulichkeit werden berücksichtigt.
Vorab müssen keine vertraulichen Unterlagen über das Kontaktformular geschickt werden. Zugang, Datenumfang und Umgang mit Material werden für das konkrete Vorhaben besprochen.
Manchmal ist die Aufgabe schon klar.
Eine Prozessanalyse ist kein Pflichtschritt für jedes Vorhaben. Wenn die gewünschte Veränderung feststeht, kann die passende Umsetzung direkt besprochen werden.